Başvuruya Hak Kazanan Aday Öğrenciler İçin Formlar
Bireysel başvuru alınmadığı için, her bir staj formuna başvuracak öğrenciler ilgili üniversitenin temsilcisi tarafından belirlenir!
Başvuru formlarının sıralamasında, başvuruda bulunulan staj formu (Work_Offer) mutlaka ilk sırada yer almalıdır!
1- Student_Nominated_Form: Bilgisayar üzerinde doldurulmalı, çıktısı imzalanıp, taranmış versiyonu başvuruya eklenmelidir. Elle doldurulmuş formlar kesinlikle kabul edilmemektedir!
2- Önyazı/Motivasyon Mektubu: Nasıl önyazı hazırlayabileceğinize ilişkin ipuçlarını ekteki açıklamada bulabilirsiniz: Covering Letter Guidelines & Recommendations for Students
3- CV (Özgeçmiş)
4- Okul Onaylı Transkript: Mutlaka İngilizce olmalıdır. Not açıklama sayfasını eklemeyi unutmayınız!
5- Certificate of Enrollment: Okul onaylı, imzalı ve mühürlü olmalıdır! Kesinlikle elle doldurulmuş form kabul edilmeyecektir!
Almanya için kullanılması gereken form: Immatrikulation_Pflichtpraktikum
İsviçre için kullanılması gereken form: Compulsory Internship Letter
6- Language Certificate: Okul/Temsilci onaylı bu belgenin yanı sıra, hangi sınavın yabancı dil puanı kullanılıyorsa, ona dair sonuç belgesi de eklenmelidir. Belgenin nasıl doldurulması gerektiğine dair ekteki ipuçlarından yararlanabilirsiniz: Guidelines_Language_Certification_Form
Almanya için kullanılması gereken form: Language Certification Form_international
Birden fazla yabancı dile ilişkin bilginiz varsa, her biri için form doldurabilirsiniz; fakat dil bilginizi belgelendirmeniz gereklidir.
7- Fotoğraf
8- List of Studies: Zorunlu belgelerden biri olmamakla beraber, bazı ülkeler tarafından Transkripte ek olarak, başvuru zamanına kadar üniversitede görülen derslerin bir iki cümlelik açıklamalarının bulunduğu ders listesi de istenebilmektedir.
9- Referans Mektubu: Özellikle rekabet içeren COBE, FCFS gibi formlarda başvuruda bulunduğunuz staja ilişkin ekleyeceğiniz referans mektupları, diğer adaylar arasından sıyrılmanıza ve işverenin dikkatini çekmenize olanak tanıyabilir. Birebir form başvurularında da eklenmesi tercih sebebidir.
10- Sertifikalar, katılım belgeleri vb. : Eğer mevcutsa, konuyla ilgili ve İngilizce olmak şartıyla, katıldığınız programların, kursların, eğitimlerin sertifikalarını, katılım belgelerini vs. başvuru formunuzun arkasına ekleyebilirsiniz.
11- Pasaport: Eğer başvuru anında geçerli bir pasaportunuz varsa, bunun da başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Kabul Alan / Gitmeye Hak Kazanan Öğrenciler İçin Formlar
Her ülkenin kabul alan öğrenciye gönderdiği kabul belgesi (Acceptance Note/N5a) farklılık gösterebilmektedir. Öğrencinin öncelikle kendisine iletilen belgelerde imzalaması gereken yerler olup olmadığına dikkat etmesi gerekmektedir.
Ayrıca gönderilmesi gereken belgeler:
1- Varış Bilgisi: Bilgisayar üzerinde doldurulup, öğrenci tarafından imzalanmış olması gereklidir. Ayrıca iaeste.net üzerinden de ilgili ülkeye "Arrival Information" kısmı iletilmiş olmalıdır. Bu sebeple gidecek olan her öğrencinin Exchange Platformda kaydının bulunması ve kabul belgelerini söz konusu portal aracılığıyla da almış olması gerekir.
2- Pasaport: Başvuru esnasında pasaportu bulunmayan öğrenci, kabul aldıktan en kısa süre sonra pasaport başvurusunda bulunup, bilgilerini iletmelidir. Pasaportunun geçerlilik tarihi staj için yeterli olmayan öğrenciler de yeni pasaport edinmişlerse, mutlaka bilgi vermelidirler!
3- Seyahat Sağlık Sigortası: Yurtdışına çıkacak olan öğrenciler, stajları boyunca hastalık ve ani kaza sigortalarını yaptırmış olmalı ve poliçe bilgilerini "Arrival Note" formunda belirtmiş olmalıdırlar. Sadece, Almanya'da staja kabul edilen öğrenciler DAAD tarafından sigortalı sayılacaklarından, ayrıca seyahat sağlık sigortası yaptırmalarına gerek yoktur.
4- IAESTE Harç Bedeli Dekontu: Kabul alan öğrenciler, belgelerini temsilcilerinden harç bedeli dekontunun ibrazı karşılığında alabilirler. Ödeme ile ilgili bilgiler temsilciler aracılığıyla öğrencilere bildirilir.
5- Taahhütname: Hem temsilci, hem de öğrenci tarafından imzalanmış olmalıdır. Referans kısmı ise, herhangi bir aile büyüğü veya öğrenciyi tanıyan bir akademisyen tarafından imzalanabilir.